Acquisire le tecniche e sviluppare le competenze chiave per gestire il proprio ruolo con efficienza, autonomia e professionalità
OBIETTIVI:
- Metodologie per gestire e organizzare efficacemente il proprio lavoro, ottimizzando la gestione del tempo e utilizzando in modo professionale gli strumenti a disposizione
- Tecniche e strumenti di comunicazione interpersonale efficace per elevare la propria efficacia relazionale
- Approfondimento delle tecniche per gestire il flusso delle informazioni e migliorare la propria capacità di comunicazione scritta e telefonica
DESTINATARI:
- Segretarie, Assistenti di Direzione, Assistenti di Funzione, Responsabili di Segreteria
Totale ore: 24 ORE
PROGRAMMA
1° GIORNO
LE CAPACITÀ ORGANIZZATIVE PER SEGRETARIE E ASSISTENTI
Time management:
- organizzare il proprio tempo in maniera strategica
- principi, regole e modelli di pianificazione
- la definizione delle priorità
- gestire urgenze ed imprevisti
- rispettare le scadenze
- la corretta gestione dell’agenda
- la gestione dello stress e delle pressioni
Organizzare efficacemente una riunione:
- impostare e inoltrare la convocazione scritta
- ordine del giorno e agenda della riunione
- materiale informativo a corredo della riunione
- “regia” della sala
- report del meeting
Tecniche di base di archiviazione e gestione dei documenti:
- formazione, utilizzo e mantenimento di un archivio
- tipi e sistemi di archiviazione
- scegliere il metodo più adatto alle esigenze della propria azienda ed al tipo di materiale
2° GIORNO
LA CAPACITÀ RELAZIONALE
Competenze relazionali nel profilo professionale di segretarie e assistenti
Relazioni interpersonali con colleghi, capi, collaboratori, clienti, esterni e interni
Fondamenti della comunicazione interpersonale
- attori di un processo comunicativo
- canali di comunicazione
- ricezione ed elaborazione dei feedback
- tecniche di ascolto attivo
- riformulazione, uso delle domande e ricapitolazione.
- comunicazione non verbale
Tecniche di comunicazione assertiva
- logica e significato dell’assertività
- stili di comunicazione aggressiva, passiva, assertiva: caratteristiche e manifestazioni
- strategie per esercitare la critica costruttiva, rispondere ad una critica, dire di no
Come sviluppare la propria capacità di influenza e persuasione
3° GIORNO
TECNICHE DI COMUNICAZIONE SCRITTA E TELEFONICA
Comunicare efficacemente al telefono:
- immagine dell’azienda e soddisfazione del cliente
- dare un’immagine positiva dell’azienda e di sé
- filtro delle chiamate dall’esterno
- diagnosi delle chiamate
- report scritto delle chiamate
Comunicazione scritta come espressione di professionalità personale e dell’azienda:
- comunicazione scritta come espressione di professionalità personale e dell’azienda
- fondamenti requisiti e regole della comunicazione scritta
- obiettivi della comunicazione in base al target di riferimento
- fasi della scrittura: impostazione, stesura, correzione, trattamento grafico del testo
- caratteristiche, struttura e regole di scrittura delle diverse tipologie di comunicazione scritta per l’esterno e per uso interno
- come si utilizza correttamente la mail
ESERCITAZIONI PRATICHE
Esercitazioni: la definizione delle priorità e il riconoscimento degli ostacoli alla corretta gestione del tempo
Autodiagnosi sul proprio stile di comunicazione
Role playing per applicare le tecniche di assertività
Esercitazioni di scrittura efficace: analisi di testi, prove pratiche di redazione
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