Informativa sul trattamento dei dati personali

Desideriamo informarLa che, ai sensi degli Art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (General Data Protection Regulation- GDPR), i dati personali da Lei forniti saranno oggetto di trattamento da parte di Gestform S.r.l. nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e tutela della Sua riservatezza.

 

Titolare del trattamento e DPO

Il Titolare del Trattamento è Gestform S.r.l., con sede legale in Milano, Via T. Gulli , P.I./C.F. 07463090964 e-mail:  privacy@gestform.it

Ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), il Titolare ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), incaricato di sorvegliare l’osservanza del Regolamento e di fungere da punto di contatto per gli interessati e per l’Autorità Garante.

L’interessato può contattare il DPO per tutte le questioni relative al trattamento dei propri dati personali e all’esercizio dei propri diritti ai seguenti recapiti:

PEC (Posta Elettronica Certificata): g.porfido@pec.it

 

Finalità e Basi Giuridiche del Trattamento

I dati saranno utilizzati per le seguenti finalità senza necessità di consenso espresso (art. 6 lett. b), e) GDPR), per:

1. Adempimento di obblighi di legge: ottemperare agli adempimenti previsti da leggi (es. normativa antiriciclaggio), regolamenti, normativa comunitaria, norme civilistiche e fiscali derivanti dai rapporti in essere. (Base giuridica: Obbligo di legge)
2. Esecuzione di obblighi contrattuali e precontrattuali: concludere e dare esecuzione ai contratti per i servizi del Titolare, con particolare riferimento alle procedure di iscrizione ai corsi di formazione (finanziati o privati) e successiva erogazione della formazione. Tale finalità include la gestione dei trattamenti correlati quali schede di iscrizione, registri, test di verifica e rilascio di attestati, nonché la risposta a richieste pervenute via telefono, email o form web. (Base giuridica: Contratto/Misure precontrattuali
3. Gestione tecnica e e CRM Operativo: Inserimento nel sistema gestionale CRM per il tracciamento del percorso formativo inclusi i servizi di Hosting on-line e l’accesso alle piattaforme web a supporto della formazione a distanza (FAD) sincrona o asincrona, la gestione delle scadenze normative (es. aggiornamenti D.Lgs 81/08), gestione dei rilasci degli attestati e la Customer Care. (Base giuridica: Contratto).

Solo previo consenso libero e facoltativo (Art. 6 lett. a GDPR) per:

Marketing e Comunicazione multimediale: Invio di newsletter, materiale promozionale e indagini di mercato. (Base giuridica: Consenso/Legittimo interesse).

 

Categorie di Dati Particolari (Ex Dati Sensibili)

Qualora per la partecipazione a corsi finanziati o per l’adempimento di obblighi sulla sicurezza sul lavoro fosse necessario trattare dati idonei a rivelare lo stato di salute (es. disabilità o idoneità alla mansione), il trattamento avverrà ai sensi dell’Art. 9 par. 2 lett. b) e g) del GDPR, esclusivamente per le finalità di formazione e protezione sociale richieste dalla legge.

 

Natura del conferimento e base giuridica del trattamento

Le basi giuridiche su cui si fonda il trattamento per i dati comuni, secondo l’Art.6 del Regolamento GDPR, sono:

• Legge;
• Contratto;
• Consenso;

L’eventuale rifiuto a fornirli determinerà l’impossibilità di procedere con il rapporto o l’ostacolo / impedimento alla prosecuzione dei rapporti in corso. Il consenso al marketing è facoltativo e un suo rifiuto non pregiudicherà l’erogazione dei servizi.

 

Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR (raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, estrazione, utilizzo, comunicazione, cancellazione e distruzione). I dati sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato, mediante l’ausilio di strumenti informatici e sistemi di gestione anagrafica centralizzati (CRM – Customer Relationship Management). Il trattamento avviene nel rispetto delle misure di sicurezza di cui all’art. 32 del GDPR, volte a prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

 

Categorie di Destinatari

I dati potranno essere comunicati esclusivamente per le finalità specificate a:

• Clienti ed utenti;
• Consulenti e liberi professionisti anche in forma associata e docenti;
• Dipendenti e collaboratori del Titolare (Autorizzati al trattamento);
• Enti Pubblici e Fondi Interprofessionali in adempimento di obblighi di legge o bandi.
• Società terze o altri soggetti (es. fornitori della piattaforma CRM, consulenti IT, docenti esterni) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di Responsabili Esterni del trattamento.

L’elenco aggiornato dei Responsabili è consultabile scrivendo a privacy@gestform.it  o chiamando lo 02 89750289.

 

Categorie di DATI PERSONALI

Si riportano le categorie di dati personali oggetto di trattamento:

• Amministrazione personale;
• Dati di comunicazione elettronica;
• Dati identificativi (ragione o denominazione sociale, ovvero nome e cognome delle persone fisiche, indirizzo sede, telefono, e-mail, dati fiscali, ecc.);
• Dati relativi all’attività economica e commerciale;
• Informazioni per la fatturazione e dati di pagamento (ragione sociale, P.IVA, coordinate bancarie, codice fiscale, indirizzo);

 

Ambito di comunicazione e diffusione

I dati raccolti non saranno diffusi; i dati personali, in relazione alle finalità di cui sopra, potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:

-soggetti pubblici a cui i dati devono essere comunicati per Legge (enti previdenziali ed assistenziali, enti ecc.);

-soggetti – pubblici o privati – qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento della nostra attività, quali ad esempio il commercialista, Fondi interprofessionali, ecc.

–soggetti che svolgono, per conto o in favore del Titolare, i compiti di natura tecnica ed organizzativa o di assistenza professionale/consulenza nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento.

— Tutti i dati potranno inoltre essere comunicati a Soggetti della PA durante ispezioni e verifiche nei limiti delle normative di riferimento.

— nella misura in cui ci è richiesto dalla legge;

 

Trasferimento dei dati a Paesi extra-UE

Il Titolare del Trattamento non trasferisce i dati personali in paesi extra-UE; tuttavia, si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud ed in tal caso i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 2016/679.

 

Periodo di conservazione

I Dati saranno conservati per il solo periodo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono trattati. In particolare:

– per lo svolgimento delle attività necessarie alla risposta alle richieste degli utenti avanzate da questi ultimi, i Dati saranno conservati per il termine di prescrizione previsto dalla legge;

-Dati Amministrativi/Contabili: 10 anni come previsto dagli obblighi di legge (Art. 2220 c.c.).

-Documentazione Didattica e di Frequenza (Registri, Attestati): in virtù dell’accreditamento regionale e della gestione di Fondi Interprofessionali, tali dati saranno conservati per un periodo minimo di 10 anni dalla chiusura definitiva del piano formativo o secondo i termini specifici previsti dai singoli Manuali di Gestione dei Fondi/Enti finanziatori, per consentire le attività di audit e controllo.

– Corsi Privati: per il tempo necessario alla gestione del contratto e successivi 10 anni per obblighi fiscali/civilistici.

– per l’invio di comunicazioni commerciali fino a revoca del consenso (o massimo 24/12 mesi secondo le policy interne.

Si precisa che i Dati potranno essere conservati per un periodo più lungo se necessario per adempiere ad obblighi di legge o regolamentari e/o per tutela.

-per il CRM fino a revoca del consenso o secondo le policy interne.

 

Diritti dell’interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, Lei ha il diritto di chiedere l’accesso ai dati, la rettifica, la cancellazione (“oblio”), la limitazione, la portabilità, nonché di opporsi al trattamento o proporre reclamo al Garante Privacy.

 

Informazioni non contenute in questa Privacy Policy

Ulteriori informazioni in relazione al trattamento dei Dati Personali potranno essere richieste in qualsiasi momento all’indirizzo e-mail privacy@gestform.it o al DPO ai recapiti indicati sopra.

 

Clausola di Esclusione della Responsabilità

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